Viermaal geen reactie

Een man beklaagt zich over het niet reageren door de regioburgemeester op zijn brieven en klachten. In de brieven verzoekt de man om een gesprek met de regioburgemeester. Het gaat om een kwestie buiten de gemeente, die volgens de man thuishoort bij de regioburgemeester van de politieregio Noord-Nederland. In totaal gaat het om een uitblijvende reactie op 4 brieven en formulieren die de man heeft ingeleverd aan de balie van de gemeente.
Na afstemming met de Nationale ombudsman over de bevoegdheid ten aanzien van dit klachtonderzoek, doet de ombudsman van Groningen onderzoek. Uit dit onderzoek komt naar voren dat op de eerste brief niet is gereageerd door miscommunicatie tussen de gemeente en de adviseur van de regioburgemeester die bij de politie werkzaam is. Op de 2 volgende brieven blijkt de klachtenfunctionaris van de gemeente te hebben gereageerd. De 4e brief blijkt binnen de gemeente te zijn zoekgeraakt. De gemeente laat weten dat niet meer achterhaald kan worden waar de betreffende stukken terecht zijn gekomen. Ook is onduidelijk welke stukken er zijn afgegeven. De (regio)burgemeester betreurt het dat de stukken onvindbaar zijn. Vanwege deze zaak wordt er gekeken of het huidige werkproces met ontvangen post bij de balie verbeterd kan worden. Tijdens het klachtonderzoek gaat de regioburgemeester alsnog inhoudelijk in op het verzoek om een gesprek.
De ombudsman constateert dat de regioburgemeester en de gemeente niet correct hebben gehandeld door niet te reageren op 2 van de 4 brieven. Met de inhoudelijke reactie corrigeert de regioburgemeester het uitblijven van een reactie. Ook laat hij weten dat hij de man een excuusbrief gaat sturen, zodra het klachtonderzoek van de ombudsman is afgerond. Dat is mooi en daarmee is zijn klacht zinvol geweest.