Te formele houding

Trefwoorden: behandel-/reactietermijn

Een man beklaagt zich over het uitblijven van een reactie op zijn bezwaarschrift en zijn 2e ingebrekestelling van januari.
Zijn bezwaarschrift is van augustus 2021. Omdat de man niets hoort, stuurt hij de gemeente half september een ingebrekestelling. De gemeente stuurt hem vervolgens een ontvangstbevestiging, waaruit blijkt dat het bezwaarschrift bij de verkeerde afdeling ligt. Het onderwerp betreft namelijk precariorecht en behoort door het Noordelijk Belastingkantoor (NBK) te worden behandeld. Met excuses heeft de gemeente vervolgens het bezwaar en de ingebrekestelling ter behandeling doorgestuurd naar het NBK onder vermelding ‘De vervolgcorrespondentie verloopt via het NBK’.
Direct daarna laat het NBK aan de man weten dat zij het bezwaar zullen behandelen. Daarvoor hebben zij tot uiterlijk 31 december 2021 de tijd. Met de ingebrekestelling is de man dus te vroeg.
Omdat de man op 7 januari 2022 nog steeds geen beslissing op zijn bezwaarschrift heeft ontvangen, stuurt hij opnieuw een ingebrekestelling naar de gemeente. Ondanks zijn 2e ingebrekestelling blijft een reactie op zijn bezwaarschrift uit. De man wendt zich daarom tot de ombudsman.

Bezwaarschrift

Op 3 maart 2022 legt de ombudsman de klacht van de man voor aan het NBK. Die stuurt op 29 maart de uitspraak op bezwaar naar de man. Daarin stelt het NBK dat de man te laat was met zijn bezwaarschrift. Het bezwaarschrift is om deze reden niet-ontvankelijk verklaard. De 2e ingebrekestelling heeft het NBK nooit ontvangen, ook niet via de gemeente.
De ombudsman oordeelt dat het NBK niet voortvarend heeft gehandeld door niet binnen de termijn (voor 1 januari) te beslissen. Dat de man eventueel te laat was met zijn bezwaarschrift had het NBK veel korter na de ontvangst ervan in september maar zeker binnen de wettelijke termijn (tot 1 januari) kunnen vaststellen. Omdat het NBK geen verklaring geeft over de reden van de termijnoverschrijding vindt de ombudsman dat het NBK onbehoorlijk heeft gehandeld.

(2e) Ingebrekestelling

Het NBK geeft aan dat de man zijn ingebrekestelling naar het onjuiste adres heeft gestuurd en zij hiervoor niet verantwoordelijk is. Dit verwijt van het NBK is naar het oordeel van de ombudsman niet behoorlijk. Uit de verstuurde brieven blijkt dat de gemeente en het NBK de man hierover niet volledig en duidelijk hebben geïnformeerd. Dat de gemeente de ingebrekestelling wel heeft ontvangen, blijkt uit het automatisch antwoord dat de man heeft gekregen. De gemeente heeft de ingebrekestelling vanwege een (intern) misverstand echter niet doorgestuurd en dat is niet correct.
In de beslissing op het bezwaarschrift van 29 maart meldt het NBK dat als die nu in kennis zou worden gesteld van de (2e) ingebrekestelling die zonder gevolgen blijft omdat de uitspraak inmiddels is gedaan. Daar is de ombudsman het niet mee eens. Het NBK had in ieder geval kennis van de (2e) ingebrekestelling op 3 maart, toen de ombudsman de klacht van de man voorlegde bij het NBK. Vanaf dat moment had het NBK nog 14 dagen te tijd om alsnog een beslissing op het bezwaar te nemen. Omdat het NBK de beslissing op bezwaar pas op 29 maart heeft genomen, heeft de man in elk geval vanaf 17 maart (3 + 14) recht op betaling van de zogenaamde dwangsom.

Coulance

Wat daarvan ook zij, de man mag niet de dupe worden van de onduidelijke informatieverstrekking vanuit de gemeente en het NBK en het ten onrechte niet doorsturen van de ingebrekestelling. De ombudsman doet aan het NBK (en de gemeente) de aanbeveling om (eventueel gezamenlijk) coulant te zijn.