Wanneer is de brief verstuurd?

25.1.002
Normen: goede organisatie, redelijkheid

De gemeente doet onderzoek naar de uitkering van een vrouw. In een brief van 22 juli wordt haar gevraagd om vóór 23 juli bankafschriften over de afgelopen 10 maanden in te leveren. Praktisch betekent dit dat ze nog dezelfde dag de stukken moet opzoeken, kopiëren en opsturen of langsbrengen. Dat is veel te kort dag aldus de vrouw. Bovendien begrijpt ze niet waarom ze over een periode van 10 maanden bankafschriften moet overleggen terwijl normaal gesproken over een periode van 3 maanden wordt gevraagd. Als de vrouw de gemeente om opheldering vraagt, krijgt ze verschillende data te horen waarop de brief zou zijn verstuurd: op 10, 15, 18 en 19 juli 2024. Ook blijft onduidelijk waarom gevraagd wordt naar 10 maanden bankafschriften. De vrouw dient een klacht in bij de ombudsman.

Na onderzoek stelt de ombudsman vast dat de brief niet correct is gedateerd. De brief is eerder verzonden dan 22 juli. Uit een screenprint die de gemeente overlegt maakt de ombudsman op dat de brief op donderdag 18 juli is verstuurd. Dat de gemeente verschillende keren richting de vrouw andere data noemt, getuigt niet van een zorgvuldig onderzoek. De ombudsman constateert verder dat de vrouw de brief op zaterdag 20 juli moet hebben ontvangen. Hoewel de vrouw in dat geval meer tijd had om met de stukken in te leveren, vindt de ombudsman ook die termijn niet redelijk om van een inwoner te verlangen om 10 maanden aan bankafschriften bij elkaar te zoeken en op te sturen. Vooral als iemand daar hulp bij nodig heeft.
Waarom de gemeente om 10 maanden aan bankafschriften vraagt, legt zij tijdens het onderzoek van de ombudsman netjes uit. Dat heeft te maken met de termijn waarin er in de situatie van de vrouw eventueel sprake kan zijn van een gezamenlijke huishouding.