Onduidelijkheid door uitval contactpersoon

Een vrouw meldt zich enkele weken achter elkaar bij de ombudsman omdat ze graag inzage wil in haar dossier dat bij de gemeente aanwezig is. Omdat de gemeente haar een contactbeperking heeft opgelegd, moet ze zich tot haar vaste contactpersoon richten.
Dat vertelt de ombudsman haar in eerste instantie, maar de contactpersoon zou haar alleen zeggen dat de gemeente ermee bezig is. Dat schiet niet op. En de vrouw wil ook graag weten waar het evaluatiegesprek over zal gaan, dat de gemeente met haar wil voeren.
De ombudsman neemt eerst contact op met de contactpersoon. Die meldt waar het evaluatiegesprek over zal gaan (de contactmaatregel). De ombudsman geeft de vrouw alvast deze duidelijkheid. Ze kan daarmee gaan bepalen wie ze mee wil nemen naar het evaluatiegesprek. Verder meldt de contactpersoon dat de vraag om dossierinzage bij de afdeling Juridische Zaken van de gemeente ligt.
De ombudsman stelt een nader onderzoek in om te achterhalen hoelang de afhandeling van de vraag om het dossier nog gaat duren. Ook wil de ombudsman weten wat het doel en de looptijd van de contactmaatregel is.

Contactmaatregel

Over het doel en de looptijd van de contactmaatregel meldt de gemeente dat ze die een aantal maanden eerder heeft meegedeeld in een brief. Helaas viel de eerste contactpersoon na bijna 3 maanden uit, waardoor de evaluatie langer op zich heeft laten wachten dan de in de brief genoemde 3 maanden. Tijdens het onderzoek van de ombudsman vindt het aangekondigde evaluatiegesprek tussen de vrouw en de gemeente plaats. Zes weken later krijgen de ombudsman en de vrouw bericht dat de contactmaatregel wordt opgeschort en na 6 weken wordt beëindigd als de contacten tussen de vrouw en de gemeente zijn genormaliseerd. Samenvattend heeft de maatregel, door de uitblijvende evaluatie een aantal maanden langer geduurd dan oorspronkelijk de bedoeling was.

Dossierinzage

Hierover stelt de ombudsman vast dat er onduidelijkheid was over de aanvraag. Dit werd mede veroorzaakt door de uitval van de eerste contactpersoon. De gemeente bleek geen inzicht te hebben in hetgeen deze medewerker voor de vrouw heeft gedaan of met haar heeft afgesproken. Uit het feit dat de gemeente dit niet kon achterhalen, blijkt naar het oordeel van de ombudsman niet van een goede organisatie bij de gemeente.
Wel heeft de gemeente, toen het inzageverzoek eenmaal bij haar bekend was, dit binnen de in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en door haarzelf genoemde termijnen behandeld. Dat de vrouw enkele maanden in onzekerheid heeft gezeten over haar verzoek en wie daarmee bezig was, is heel vervelend geweest voor haar. De ombudsman stelt vast dat dit is veroorzaakt door de tekortschietende organisatie van de gemeente bij de overdracht van de oude naar de nieuwe contactpersoon. Daarvoor biedt de gemeente terecht excuses aan.