U bent hier

Was het behoorlijk of toch niet?

Trefwoorden: verwachting, motivering, informatieverstrekking

Een dienstverlenend bedrijf heeft de verwachting dat zij een bepaalde opdracht voor de gemeente mag doen. Die verwachting is ontstaan door een e-mail van 2017 maar ook omdat het bedrijf workshops mocht organiseren en omdat verschillende keren een offerte is gevraagd bij het bedrijf. Bijna 3 maanden na de laatste vraag om een offerte wordt vlak voor kerst ‘een nietszeggende, kille en inhoudsloze afwijzing gemaild’ aldus het bedrijf. Het bedrijf vraagt om een nadere toelichting. In het antwoord daarop worden onjuistheden beschreven, die door de gemeente vervolgens wel worden aangepast. Het bedrijf blijft met een vervelende nasmaak zitten, ook over de gemaakte kosten en vanwege het idee dat zij de enigen waren waarmee gepraat werd. Het bedrijf beklaagt zich bij de ombudsman over een gebrekkige onderbouwing van de afwijzing.
De ombudsman laat na bestudering van de stukken weten dat de keuze voor een ander bedrijf tot de beleidsvrijheid van de gemeente behoort en niet ter beoordeling staat van de ombudsman. Wel stelt ze een onderzoek in naar de motivering en komt tot de conclusie dat de gemeente de gebrekkige onderbouwing heeft erkend. In de toelichtende brief stelt de gemeente dat het ‘mogelijk eerder, uitgebreider en persoonlijker had gekund en gemoeten’. De gemeente biedt ook excuses aan en dat is naar het oordeel van de ombudsman correct.
Daarnaast geeft de gemeente alsnog uitleg waarom niet voor het bedrijf is gekozen. Dat heeft te maken met recente praktische ervaring en de kostprijs.
De ombudsman stelt vast dat zonder de nadere toelichting de afweging over al dan niet recente ervaring voor het bedrijf niet te volgen was. Op dat punt is de motivering dan ook gebrekkig. Tijdens het onderzoek van de ombudsman corrigeert de gemeente deze gedraging met haar uitleg alsnog.
Over de kostprijs constateert de ombudsman dat de gemeente uit 2 nagenoeg gelijkwaardige offertes een keuze heeft moeten maken. Omdat het gaat om kleine verschillen is een bevredigende onderbouwing lastig te geven. Hoewel de gemeente de keuze nader heeft verduidelijkt, kan de ombudsman zich voorstellen dat de motivering van de keuze onbevredigend kan blijven.
De e-mail van 2017 heeft een bepaalde verwachting kunnen wekken. Dat erkent ook de gemeente. Er is echter geen daadwerkelijke toezegging gedaan om de opdracht te mogen doen. De uitleg dat de voorkeur - die er misschien in 2017 was - door het tijdsverloop van 3 jaar kan zijn gewijzigd, kan de ombudsman volgen.
De ombudsman oordeelt hierover wel dat de gemeente deze uitleg had moeten geven toen het bedrijf op de mail van 2017 wees. Door dat niet te doen heeft de gemeente geen goede informatie verstrekt. Tijdens het klachtenonderzoek corrigeert de gemeente deze gedraging en dat is netjes.