U bent hier

Onderzoeken Publieke Dienstverlening

Niet in ontvangst genomen brief 19.1.059

Trefwoorden: informatieverstrekking

Een man belt op een middag met de ombudsman. Hij staat aan het loket van de Kreupelstraat en wil een brief afgeven waarvoor hij graag een ontvangstbevestiging wil. Eerder is van hem een brief zoekgeraakt. De loketmedewerker wil de brief niet aannemen, laat staan een ontvangstbevestiging afgeven. De man vraagt de ombudsman wat hij moet doen. De ombudsman laat in eerste instantie weten dat de man toch echt moet aandringen. Maar na het 2e telefoontje van de man, adviseert de ombudsman om naar haar kantoor te komen. Zij neemt de brief in ontvangst met de toezegging om hem door te sturen naar de gemeente en geeft een ontvangstbevestiging af aan de man.
De ombudsman neemt de volgende dag contact op met de directeur Publieke Dienstverlening die uitzoekt wat er is gebeurd. De receptiemedewerkers die daar op de bewuste dag werkten, waren in de veronderstelling dat zij geen ontvangstbevestiging mochten geven. Aan de man is gezegd dat hij de brief gewoon in de postbus aldaar kon deponeren, maar dat wilde hij niet. De directeur laat weten dat als iemand vraagt om een ontvangstbevestiging, de medewerker van de gemeente die gewoon moet geven. Dat heeft hij inmiddels vast laten leggen en expliciet uitgelegd aan de 2 receptiemedewerkers. Ook is het gehele klantcontactcentrum en zijn alle overige recepties (Harm Buiterplein/Haren/Ten Boer) op de hoogte gesteld van deze werkwijze. Namens de gemeente worden excuses gemaakt aan de man. De ombudsman constateert dat met deze uitleg en handelwijze de kans dat dit nogmaals gebeurt minimaal is. Zij laat de man ook nog weten dat zijn brief is ontvangen door de gemeente. De ombudsman gaat ervan uit dat de brief op correcte wijze kan worden afgehandeld.