U bent hier

Hoe iets kleins, groot kan worden

20.1.032 Shared Service Center

Trefwoorden: privacy, klachtbehandeling, reactietermijn

Een man klaagt erover dat hij geen verklaring krijgt waarom de gemeente hem een ontvangstbevestiging stuurt van een bezwaarschrift dat zijn vrouw heeft ingediend. Met het bezwaarschrift, het onderliggende besluit en het verzoek dat leidde tot het besluit heeft de man namelijk niets van doen. Hij wil weten hoe het kan dat zijn naam en adres in het systeem van de gemeente voorkomen, terwijl hij niet in de gemeente woont. Hij dient hierover een klacht in. Ondanks zijn herinnering ruim 6 weken later, hoort de man ook daarna niets van de gemeente. Hij wendt zich daarom tot de ombudsman die een onderzoek instelt.
De gemeente laat weten dat zij de naam, het adres en de woonplaats van de man (NAW-gegevens) per abuis heeft opgeslagen. Dit is gebeurd in januari 2019 toen er naar aanleiding van een eerder contact tussen zijn vrouw en de gemeente NAW-gegevens van de vrouw uit de landelijke basisregistratie zijn gehaald. De gemeente kan niet meer achterhalen waarom de NAW-gegevens van de echtgenoot toen ook zijn opgehaald en bewaard. Wel is vast komen te staan dat de gegevens van de man niet gekoppeld zijn aan enig dossier of zaak. En dat ze dus tot de registratie van het bezwaarschrift ook niet zijn gebruikt. Bij de registratie van het bezwaarschrift werden na invoering van het adres (waar zowel de man als de vrouw woonachtig zijn) de gegevens van de man ingevuld in het bezwaarregistratiesysteem. De betrokken medewerker heeft vervolgens over het hoofd gezien dat de verkeerde persoon als indiener werd vastgelegd.
De ombudsman constateert dat de gemeente erkent dat de persoonsgegevens ten onrechte in haar systeem waren opgeslagen. Helaas kan de gemeente niet meer achterhalen wat de oorzaak is. Dat is jammer, want daardoor kunnen geen toegesneden maatregelen getroffen worden. Voor de toekomst is in elk geval van belang dat de gemeente alert is dat zij bij het opvragen van persoonsgegevens uit de landelijke basisregistratie alleen die gegevens vraagt die zij nodig heeft. De gemeente stelt dat zij naar aanleiding van deze klacht, de gegevens van de man, behalve de klachtregistratie, uit haar systemen verwijdert. Daarmee is het probleem achter zijn klacht in elk geval opgelost.
Wat de klachtbehandeling betreft constateert de ombudsman dat de gemeente niet voortvarend heeft gehandeld. Tijdens het klachtonderzoek legt de gemeente weliswaar uit waarom zij niet binnen de daarvoor geldende termijnen heeft gereageerd, maar dat vormt geen rechtvaardiging voor het uitblijven van een reactie. Het was netjes geweest als de gemeente had gemeld dat zij meer tijd nodig had, zeker na de herinneringsmail van de man.