U bent hier

De eindafrekening kost veel energie!

21.1.028 Shared Service Center

Trefwoorden: informatieverstrekking, voortvarendheid, toezegging

De penningmeester van een vereniging heeft de gemeente gevraagd om een correcte eindafrekening van energie en water over het boekjaar 2019. Ondanks herhaalde aanmaningen en ingebrekestellingen krijgt de man die niet. Ook nadat hij eind 2020 een klacht indient, blijft de gevraagde eindafrekening uit. Op het moment dat de penningmeester zich bij de ombudsman meldt, geldt dat inmiddels ook voor de eindafrekening over 2020, die volgens hem uiterlijk 1 maart 2021 verstrekt had moeten worden.

De ombudsman stelt na onderzoek allereerst vast dat de klachtafhandeling te lang heeft geduurd. Een verdagingsbericht kwam tijdens het onderzoek niet boven tafel, maar ook al zou er zijn verdaagd (met maximaal 4 weken) dan nog is er te laat gereageerd. De gemeente biedt hiervoor excuses aan.
Op de vraag waarom de gemeente nog niet inhoudelijk op de klacht heeft gereageerd, volgt de verklaring dat de verschillende rollen van de penningmeester de beantwoording ingewikkelder maakt. Een gemeentelijke vertegenwoordiger heeft in het afgelopen jaar meerdere keren met de man in zijn verschillende rollen gesproken. Zo ook op 22 maart 2021. Toen is aangegeven dat de medewerker die de vragen over de energierekening moet beantwoorden al een tijd ziek is. De vervanger, die op 1 maart is begonnen, moet zich eerst inlezen in het dossier. Daarom wordt op 22 maart een maand uitstel afgesproken. Ook na verloop van deze maand uitstel, is er echter nog steeds geen gespecificeerde eindafrekening 2019. De gemeente erkent dat deze datum is verstreken zonder dat zij de penningmeester een bericht heeft gestuurd. De gemeente belooft de man nu via de ombudsman dat zij binnen 4 weken de overzichten van 2019 en 2020 gaat afgeven. 

Over de reden waarom het nog 4 weken kan duren, stelt de gemeente dat ‘het uitzoeken/verzamelen/inzichtelijk maken een arbeidsintensieve klus is’. Wederom verstrijkt de reactietermijn die de gemeente zichzelf opnieuw heeft gegeven, zonder dat de penningmeester de overzichten ontvangt. Voor hem is de maat vol. Dat laatste kan de ombudsman zich goed voorstellen. Zij stelt vast dat de gemeente niet betrouwbaar heeft gehandeld. Niet alleen heeft zij niet binnen de gestelde wettelijke termijnen gereageerd, ook komt zij haar toezeggingen niet na om binnen een bepaalde termijn alsnog te reageren. Dat de oorspronkelijke klacht gaat over het uitblijven van een reactie, zelfs na aanmaningen en ingebrekestellingen, maakt deze situatie des te pijnlijker.
De ombudsman merkt op dat er begrip kan zijn dat vanwege ziekte niet tijdig op verzoeken of klachten gereageerd kan worden. In dit geval verklaart de ziekte van een medewerker in de eerste maanden van het jaar misschien waarom de gemeente niet tijdig op de klacht heeft gereageerd, maar niet waarom de gemeente voorafgaand aan de klacht niet met een correcte eindafrekening over 2019 kwam. Nu de gemeente niet voortvarend en betrouwbaar handelde, gedroeg de gemeente zich naar het oordeel van de ombudsman onbehoorlijk. Omdat de eindafrekeningen er aan het eind van het onderzoek nog niet zijn, doet de ombudsman de gemeente een aanbeveling. Namelijk om op korte termijn (binnen 2 weken) de eindafrekeningen over 2019 en 2020 te verstrekken en de ombudsman hiervan op de hoogte te stellen. Gelet op alle vergeefse moeite die de man heeft moeten doen om deze eindafrekeningen te krijgen, geeft de ombudsman de gemeente daarbij in overweging bij de eindafrekeningen, met name die over 2019, coulant te zijn. De gemeente laat de ombudsman weten dat zij de aanbeveling heeft opgevolgd en binnen de termijn de afrekeningen heeft gestuurd en daarbij coulant heeft gehandeld.