U bent hier

Niet snel, wel correct

Trefwoorden: klachtbehandeling, reactietermijn

Een man schrijft de ombudsman dat hij de gemeentesecretaris 3 maanden eerder een `melding misstanden’ heeft gemaild. De ontvangst van de e-mail is dezelfde dag bevestigd, maar daarna blijft het stil. Een maand later informeert de man naar de voortgang van zijn melding. Hierop reageert de gemeente niet. Weer 2 maanden later heeft de man nog geen inhoudelijke reactie ontvangen en meldt hij dit opnieuw. De volgende dag ontvangt de man per post een brief van een afdelingshoofd. Dit bevreemdt de man. Niet alleen omdat het zo lang heeft geduurd, maar ook omdat hij het hoofd is van de ambtenaren die volgens de man misstanden hebben begaan. Dat lijkt hem niet correct.

De ombudsman laat de man weten dat hij geen melding kan doen op grond van de ‘Regeling melden vermoeden misstand’. Hij is namelijk niet werkzaam bij de gemeente. Daarom is zijn melding opgevat als een klacht. De man beklaagt zich erover dat de gemeente zich bij de behandeling van zijn klacht niet heeft gehouden aan de regels van het klachtrecht. De reactie kwam te laat en is geschreven door het hoofd van de afdeling en hij is niet gehoord. De ombudsman vraagt de man of hij het ook inhoudelijk niet eens is met de reactie van de gemeente. Op die vraag reageert de man niet zodat de ombudsman aanneemt dat het hem gaat om de procedurele kant van de behandeling van zijn klacht.

Behandeltermijn
De ombudsman concludeert dat de gemeente niet binnen de wettelijke termijn heeft gereageerd. Ook heeft de gemeente niet laten weten dat de behandeling vertraagd was. De ombudsman had het netjes gevonden als de gemeente in haar klachtafhandelingsbrief uitleg had gegeven waarom zij te laat was en hiervoor excuses had aangeboden. Op de 1e herinneringsbrief van de man is niet gereageerd. Ook dat is niet correct. De 2e herinnering kruiste de reactie van de gemeente op de klacht. Om die reden was een reactie daarop niet meer nodig.
Behandelaar
Volgens het klachtrecht moet een klacht worden behandeld door een persoon die niet betrokken is geweest bij de gedraging waarop de klacht betrekking heeft. De gedragingen waar de man over klaagt, zijn niet van het afdelingshoofd. Op dit punt handelt de gemeente dan ook correct.
Horen
Van het horen kan worden afgezien als de klacht kennelijk ongegrond is of als de klager heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord.
De ombudsman stelt vast dat het inhoudelijke deel van de oorspronkelijke melding (nu: klacht) al in de bezwaarschriftprocedure is behandeld en de gemeente in haar reactie nogmaals inzichtelijk uitlegt waarom de bewuste fout geen reden is om het intrekkingsbesluit terug te draaien. Daarom is de klacht kennelijk ongegrond en hoefde de man dus ook niet te worden gehoord.