Tekstgrootte
kleiner groter

Niet in ontvangst genomen brief

19.1.059 Publieke Dienstverlening/KCC

Trefwoorden: informatieverstrekking

Een man belt op een middag met de ombudsman. Hij staat aan het loket van de Kreupelstraat en wil een brief afgeven waarvoor hij graag een ontvangstbevestiging wil. Eerder is van hem een brief zoekgeraakt. De loketmedewerker wil de brief niet aannemen, laat staan een ontvangstbevestiging afgeven. De man vraagt de ombudsman wat hij moet doen. De ombudsman laat in eerste instantie weten dat de man toch echt moet aandringen. Maar na het 2e telefoontje van de man, adviseert de ombudsman om naar haar kantoor te komen. Zij neemt de brief in ontvangst met de toezegging om hem door te sturen naar de gemeente en geeft een ontvangstbevestiging af aan de man.
De ombudsman neemt de volgende dag contact op met de directeur Publieke Dienstverlening die uitzoekt wat er is gebeurd. De receptiemedewerkers die daar op de bewuste dag werkten, waren in de veronderstelling dat zij geen ontvangstbevestiging mochten geven. Aan de man is gezegd dat hij de brief gewoon in de postbus aldaar kon deponeren, maar dat wilde hij niet. De directeur laat weten dat als iemand vraagt om een ontvangstbevestiging, de medewerker van de gemeente die gewoon moet geven. Dat heeft hij inmiddels vast laten leggen en expliciet uitgelegd aan de 2 receptiemedewerkers. Ook is het gehele klantcontactcentrum en zijn alle overige recepties (Harm Buiterplein/Haren/Ten Boer) op de hoogte gesteld van deze werkwijze. Namens de gemeente worden excuses gemaakt aan de man. De ombudsman constateert dat met deze uitleg en handelwijze de kans dat dit nogmaals gebeurt minimaal is. Zij laat de man ook nog weten dat zijn brief is ontvangen door de gemeente. De ombudsman gaat ervan uit dat de brief op correcte wijze kan worden afgehandeld.

Deel deze pagina op

Nieuws

Opschorting betalingsplicht

11 november 2019

Een vrouw vertelt de ombudsman dat ze bewindvoerder is voor een AOW-gerechtigd echtpaar. Het echtpaar krijgt in 2018 geen kwijtschelding van de gemeentelijke -en waterschapsbelastingen, terwijl dit eerdere jaren wel het geval was.

lees verder »

Langslepend stoepparkeerprobleem

04 november 2019

Een man ervaart overlast van voor zijn woning geparkeerde auto’s. Eind 2015 - begin 2016 is de rijweg versmald en het trottoir verbreed. Tot die tijd stond er een bord ‘verboden te parkeren’.

lees verder »

Registratie overleden kind in basisregistratie

28 oktober 2019

Een vrouw meldt zich bij de ombudsman omdat zij het niet eens is met de wijze waarop haar overleden dochter door de gemeente in de Basisregistratie Personen is geregistreerd.

lees verder »